Szczegółowy zakres czynności
Czynności związane z zarządzaniem nieruchomością:
- Rejestracja wspólnoty: uzyskanie numeru NIP, REGON, założenie rachunku bankowego,
- Reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej w sprawach dotyczących wspólnoty na zewnątrz w stosunkach z podmiotami zewnętrznymi a także w stosunkach pomiędzy właścicielami,
- Opracowywanie uchwał, w tym statutu wspólnoty i regulaminów,
- Przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej,
- Opracowywanie i opiniowanie zawieranych umów,
- Zawieranie, egzekwowanie i rozwiązywanie umów z dostawcami mediów do nieruchomości,
- Zawieranie w imieniu wspólnoty umowy na ubezpieczenie budynku,
- Analizowanie zakresie doradzanie w zakresie wdrażania energooszczędnych rozwiązań technicznych i eksploatacyjnych obniżających koszty utrzymania nieruchomości.
Czynności związane z obsługą administracyjną nieruchomości:
- Przejecie od poprzedniego zarządcy/administratora dokumentacji technicznej, księgowej wraz z dokumentami źródłowymi oraz kompletu bieżącej korespondencji z kontrahentami zewnętrznymi i właścicielami,
- Prowadzenie i aktualizacja wykazu właścicieli lokali, udziałów oraz weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego nieruchomości,
- Nadzór i zapewnienie odpowiedniej czystości i porządku na terenie nieruchomości,
- Zaopatrywanie w rzeczy i materiały potrzebne do bieżącej eksploatacji,
- Prowadzenie korespondencji dotyczącej nieruchomości wspólnej,
- Założenie i prowadzenie teczek właścicieli lokali,
- Odczyt i prowadzenie ewidencji stanu/wskazań głównych i indywidualnych urządzeń pomiarowych w nieruchomości (tj. wodomierze zimnej i ciepłej wody, ciepłomierze, liczniki energii elektrycznej),
- Sporządzanie, dla ubezpieczyciela, protokołów z zalań i powstania innych szkód w celu uzyskania odszkodowania,
- Wyszukiwanie kontrahentów świadczących usługi na rzecz wspólnoty, potencjalnych najemców powierzchni wspólnych nieruchomości, negocjowanie cen warunków zawieranych umów.
Czynności związane z gospodarką ekonomiczno-finansową nieruchomości:
- Opracowanie planu gospodarczego wspólnoty.
- Oszacowanie przewidywanych kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości.
- Oszacowanie przewidywanych kosztów związanych z planowanymi remontami.
- Obliczenie zaliczek właścicieli na pokrycie planowanych kosztów.
- Prowadzenie ewidencji księgowej i pozaksięgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Składanie deklaracji podatkowych we właściwym Urzędzie Skarbowym i sprawozdań GUS.
- Analiza realizacji założeń planu gospodarczego w trakcie roku (monitorowanie kosztów).
- Opracowywanie rocznego sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej.
- Rozliczenie wyniku finansowego wspólnoty mieszkaniowej zgodnie z podjęta uchwałą.
- Rozliczanie zaliczek na media i usługi świadczone na rzecz właścicieli zgobnie z zasadami uchwalonymi przez wspólnotę.
- Prowadzenie bieżących rozrachunków z dostawcami i odbiorcami.
- Prowadzenie rozrachunków publiczno – prawnych.
- Imienne powiadamianie właścicieli o stanie ich rozrachunków.
- Dokonywanie operacji finansowych wspólnoty poprzez rachunek bankowy.
- Windykacja należnych wspólnocie opłat od zadłużonych właścicieli.
- Naliczanie i rozliczanie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat zaliczek.
Czynności związane z technicznym utrzymaniem nieruchomości wspólnej:
- Utrzymywanie nieruchomości w stanie co najmniej niepogorszonym.
- Zlecanie obowiązkowych przeglądów technicznych.
- Kontrola nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu, odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości.
- Nadzór nad usuwaniem awarii.
- Realizacja remontów:
- Pozyskiwanie ofert potencjalnych wykonawców.
- Zlecenie wykonania projektu (jeżeli będzie wymagany).
- Realizowanie wybranej oferty.
- Zgłoszenie robót lub uzyskanie pozwolenia na budowę.
- Zawarcie umowy na wykonanie remontu.
- Nadzór nad wykonaniem robót budowlanych.
- Odbiór (ilościowy i jakościowy) wykonanych prac.
- Rozliczenie remontu.
- Prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości.
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego.
Zaprezentowany zakres usług może być modyfikowany i w zależności od Państwa potrzeb każdorazowo uzgadniany i dostosowywany do stanu technicznego budynku, jego powierzchni, oczekiwań właścicieli lokali, budżetu.
Zapraszamy do współpracy!!